Kapims Pharma · Officine
Approvisionnement de l’officine : gardez le fil de vos commandes
Quels médicaments restent à commander ? Quelles commandes ont déjà été passées ? Retrouvez les références, le statut et la quantité restante dans Kapims pour faire le point sur les besoins de votre officine.
Retrouver les commandes actives, en pause et terminées
Recherchez vos commandes par nom ou numéro, puis filtrez-les par statut : en cours, en pause ou terminées. Chaque commande conserve les références sélectionnées, sa quantité initiale et sa quantité restante à commander.
Kapims fonctionne en parallèle de votre logiciel de gestion d’officine. Pour faire le point sur vos besoins, consultez aussi vos stocks, vos réceptions et les commandes passées par d’autres canaux.
Vérifier ce qui a déjà été commandé
Avant une nouvelle commande, consultez « Mes commandes récentes ». Vous y retrouvez les produits commandés par Kapims, leur quantité, la date et le grossiste concerné.
La quantité restante indique ce qu’il reste à commander dans Kapims, et non le stock de l’officine. À la réception, comparez les produits livrés aux documents du grossiste.
S’organiser en équipe pour suivre les commandes
Décidez en équipe qui prépare les commandes et qui fait le point sur les besoins. Quelques habitudes simples facilitent le suivi, notamment lorsqu’un produit a été obtenu ailleurs.
- Désigner qui ajoute les références et qui valide la quantité recherchée.
- Utiliser des noms de commandes compréhensibles pour les personnes qui reprendront le suivi.
- Consulter l’historique avant une nouvelle commande pour éviter de commander deux fois la même quantité.
- Mettre en pause les commandes dont le besoin a disparu ou doit être revu.
Gérer un besoin qui change en cours de suivi
La quantité totale s’applique à l’ensemble des références sélectionnées. Vous pouvez modifier le nom ou les références d’une commande ouverte, mais pas sa quantité. Si vous avez besoin d’une quantité différente, consultez l’historique et faites le point sur la commande en cours avant d’en créer une nouvelle.
Si vous avez obtenu les produits ailleurs, mettez la commande en pause. Cette pause interrompt la surveillance sans annuler les commandes déjà envoyées au grossiste. Avant de reprendre le suivi, vérifiez ce qu’il reste à commander.
Retrouvez vos commandes et ce qu’il reste à commander dans un seul espace.
Demander une démoIls utilisent Kapims Pharma au quotidien
Delphine C.
Pharmacienne à Saint Mandé
Un outil indispensable à l’officine ! Ce logiciel nous fait véritablement gagner du temps au quotidien, ce qui nous permet de nous recentrer sur notre cœur de métier : l’accompagnement du patient. L’interface est ergonomique, intuitive et agréable à utiliser. Je ne pourrais plus m’en passer. Il nous offre également une gestion proactive des ruptures, un vrai plus dans notre organisation.
Nicolas M.
Pharmacien à Champs-sur-Marne
J'utilise Kapims depuis quelque temps et je ne pourrais plus m'en passer. C'est devenu mon allié au quotidien pour lutter contre le fléau des ruptures de médicaments. Résultats : des heures de gagnées chaque semaine et une réduction des ruptures considérable. Un outil indispensable aujourd'hui !
En pratique
Questions sur l’organisation de l’approvisionnement
Kapims remplace-t-il le logiciel de gestion de l’officine ?
Non. Kapims Pharma fonctionne en parallèle de votre logiciel de gestion d’officine (LGO), quel qu’il soit. Vous conservez votre logiciel habituel pour les stocks, le comptoir, la facturation et les réceptions.
Quelles informations peut-on retrouver dans Kapims ?
Pour chaque commande : le nom, les références, le statut et les quantités initiale et restante à commander. Les commandes récentes détaillent les produits, dates, quantités et grossistes enregistrés.
Peut-on utiliser plusieurs grossistes ?
Oui. Avec Exclusive, vous connectez plusieurs grossistes dans les paramètres du compte et choisissez l’ordre dans lequel ils sont sollicités. Basique et Premium permettent de connecter un grossiste. Consultez les connexions grossistes proposées pour préparer vos accès.
Comment éviter les commandes en double ?
Consultez l’historique Kapims et les commandes passées par d’autres canaux avant de créer une nouvelle commande. Renseignez uniquement la quantité dont vous avez encore besoin : elle s’applique à l’ensemble des références sélectionnées, pas à chaque CIP.
Comment arrêter un suivi devenu inutile ?
Mettez la commande en pause pour interrompre la surveillance. Les commandes déjà envoyées restent dans l’historique : pour intervenir sur l’une d’elles, contactez le grossiste concerné. Vous pouvez reprendre le suivi dans la limite des CIP disponibles dans votre formule.
L’historique confirme-t-il la réception des produits ?
Non. L’historique indique ce qui a été commandé, en quelle quantité, à quelle date et auprès de quel grossiste. Vous contrôlez les produits reçus séparément, avec les documents du grossiste.
Comment intégrer Kapims à notre organisation ?
Décidez qui prépare les commandes et qui consulte leur historique. Donnez aux commandes des noms faciles à retrouver et faites régulièrement le point sur les produits obtenus ailleurs pour mettre en pause les commandes devenues inutiles.
Un suivi plus clair au quotidien
Un point clair sur vos commandes, chaque jour.
Découvrez comment retrouver vos commandes, consulter leur historique et mettre en pause celles dont le besoin a changé. Une démo de 15 minutes pour voir le fonctionnement en pratique.
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